Du willst loslegen, aber weißt nicht genau wo du anfangen sollst? Wir verstehen das, administrative Aufgaben sind oft nicht so einfach, wie man denkt. Egal, ob du als Assistenz arbeitest, nach einem Job als Administrator suchst oder einfach deine Fähigkeiten verbessern willst – Wir haben den perfekten Guide für dich!
Gemeinsam mit Dir schauen wir uns an, welche administrativen Skills am wichtigsten sind, welche Aufgabenbereiche es gibt, wie sich administrative Aufgaben auf das Reisemanagement für Office Manager beziehen. Ebenfalls arbeiten wir Beispiele für administrative Aufgaben für Dich heraus, damit du in deinem Job richtig durchstarten kannst.
Was macht ein:e Verwaltungsassistent:in?
Die Millionen-Dollar-Frage! Was macht ein:e Verwaltungsassistent:in eigentlich genau? Administrative Aufgaben hängen stark davon ab, in welchem Bereich du arbeitest. Normalerweise ist die Rolle eines VA eine Einstiegsposition, während ein*e Administrative Manager eher Führungs- und Managementaufgaben übernimmt.
Ganz allgemein sorgt ein:e Verwaltungsassistent:in dafür, dass ein Büro reibungslos läuft – von der Organisation des Tagesablaufs über das Management, organisatorischen Aufgaben bis hin zu administrativer Unterstützung, wie das Bestellen von Büromaterial, verwalten von Akten, Terminplanung und Hilfe für Mitarbeitende, die Unterstützung brauchen.
Weitere Aufgaben können beispielweise sein: Telefonbetreuung, Reiseplanungs- und Buchungsassitenz, Pakete annehmen, Kundenservice, Bearbeitung von Anfragen und sowohl Kunden als auch Kolleg:innen untersützend zur Seite stehen, sei es bei Themen zu Bürobedarf oder beim Organisieren von Akten. Weitere mögliche Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Administrative Assistant könnten sein:
Was sind die drei wichtigsten administrativen Fähigkeiten?
1. Organization
Organisiert zu sein, ist ohne Zweifel eine der gefragtesten administrativen Fähigkeiten. Eine gute Organisation hilft dabei, Aufgaben leichter zu managen, den Zugang zu Informationen zu vereinfachen und die Terminplanung zu einem Kinderspiel zu machen.
2. Kommunikation
Als Administrator:in ist man ständig in Kontakt mit verschiedenen Abteilungen im Unternehmen, von Führungskräften bis hin zu Kolleg*innen aus allen Teams. Weswegen es so wichtig ist, sowohl mündlich als auch schriftlich eindeutig kommunizieren zu können.
3. Zeitmanagement
Zeitmanagement ist in jedem Job wichtig, aber als Administrator ist es besonders entscheidend. Es ist eine wichtige Fähigkeit um Aufgaben richtig zu priorisieren und um sicherzustellen, dass die Deadlines der verschiedenen Teammitglieder eingehalten werden können. Es ist ein extrem zeiteinnehmender und Multitasking-lastiger Job.
7 Beispiele für administrative Aufgaben
Administrative Aufgaben sind sehr vielfältig und variieren je Unternehmen in welchem man arbeitet. Hier sind einige grundlegende Aufgaben, die sich branchenübergreifend oft nicht groß unterscheiden.
1. Unterstützung im Personalwesen
An Admin Assistant may be in charge of helping with some human resources procedures, whether that be payroll, entering in personal information into the system, or assisting with scheduling interviews.
2. Dateneingabe und Aktenverwaltung
Dateneingabe ist eine häufige Aufgabe, wobei es oft wichtig ist, dass man schnell tippen kann (idealerweise 40-50 Wörter pro Minute). Die Verwaltung von Datenbanken und Tabellen, wie z.B. Microsoft Excel oder Google Sheets ist ebenfalls eine typische Aufgabe. Heutzutage sind die meisten Akten digital, ist dies nicht der Fall gehört die Organisation der Daten und Archive ebenfalls mit dazu. Dies dient dazu, dass wichtige Informationen schnell und einfach zugänglich sind.
3. Workflow- und Terminmanagement
In Unternehmen werden oftmals Planungssoftwares oder Workflow-Tools wie Asana, Outlook, Trello oder Google Calendar genutzt. Sie dienen beispielsweise zur Buchung von Besprechungsräumen oder Meetings mit dem Management und den Mitarbeitenden. Weiterhin können Termine mit Lieferanten organisiert werden. Workflow-Management kann ebenfalls bedeuten, dass Projekte in einem Task-Management-System verwaltet werden.
4. Grundlegende Buchhaltung
Administrator:innen sind oft für die Erstellung von Rechnungen und Quittungen mit grundlegender Spesenmanagement-Software verantwortlich oder überwachen Ausgaben mit Tools wie QuickBooks oder Xero.
5. Ansprechpartner fürs Büro
Administrator:innen fungieren häufig als Hauptansprechperson für Kunden, Lieferanten oder Besucher – per E-Mail, Telefon oder persönlich. Sie organisieren Besucherausweise und begleiten Gäste zu Meetings.
6. Verwaltung von Büromaterial
Die Verwaltung von Büromaterial ist eine weitere häufige Aufgabe. Dazu gehört beispielsweise das Bestellen von neuen Stühlen und Schreibtischen oder die Sicherstellung, dass täglich benötigte Materialien wie Druckerpapier, Stifte, Wasser, Kaffee und Tee immer ausreichend vorhanden sind.
7. Reiseplanung
Besonders für Führungskräfte auf C-Level, die wenig Zeit für Reisevorbereitungen haben, spielen Admins eine wichtige Rolle bei der Organisation von Reisen, vor allem, wenn es keinen eigenen Travel Manager gibt.
Was sind die wichtigsten administrativen Aufgaben im Reisemanagement?
Reisemanagement kann kompliziert sein, deshalb ist es so wichtig, die richtige Buchungsplattform zu wählen – das macht diesen Teil des Jobs viel einfacher. Wenn dein Team eine Reisemanagement-Software hat, gehören zu den Aufgaben des Admins beispielsweise die Aktualisierung der Reiserichtlinien und das Hochladen ins System, sodass diese automatisch im Hintergrund beachtet werden. Weiterhin liegt im Verantwortungsbereich die Verwaltung von Benutzerkonten und Berechtigungen für die Nutzer einzurichten.
Administrator:innen helfen oft dabei, Flüge, Hotels, Mietwagen oder Züge für Reisende und Führungskräfte zu buchen, um ihnen die Organisation abzunehmen. Sie unterstützen auch bei der Planung von Meetings und der gesamten Organisation der Geschäftsreise.
Fazit: Tipps und Tricks für den Job
Verwaltungsassistent:innen müssen agil sein, Probleme lösen und multitasken können. Um der/die beste Verwaltungsassistent:in zu sein, solltest du gut organisiert sein und sicherstellen, dass die Büroaktivitäten laufen und dass die Führungskräfte sowie das Team, welches du unterstützt, auf Kurs bleiben. Es ist wichtig, Zeitmanagement zu beherrschen und Prioritäten effektiv zu setzen, damit du dringende und wichtige Aufgaben zuerst erledigst.
Starke organisatorische Fähigkeiten sowie exzellente Kommunikations- und zwischenmenschliche Skills sind entscheidend, um ein gutes Verhältnis zu Kolleg:innen und Kund:innen zu pflegen und eng mit Führungskräften zusammenzuarbeiten. Wenn du die Bedürfnisse des Teams und des Büros schon im Voraus erkennen kannst, wirst du in deinen administrativen Aufgaben definitiv punkten.
Indem du Technologien nutzt, um Abläufe zu optimieren, kannst du ein gut strukturiertes Arbeitsumfeld aufrechterhalten und mögliche Herausforderungen frühzeitig erkennen. Du solltest außerdem anpassungsfähig sein und bereit sein, neue Tools zu nutzen, um den langfristigen Erfolg des Unternehmens zu sichern.