Das Geheimnis des Büromanagements: Wie du Geschäftsreisen wie ein Profi optimierst

Ein effektives Büromanagement ist extrem wichtig, um effizient und kosten- und zeitsparend arbeiten zu können. Daher solltest du dich darauf konzentrieren, passende Strategien und Tools einzuführen, um Produktivität und Effizienz in deinem Unternehmen optimal zu maximieren.

Was macht ein Office Manager bei Geschäftsreisen?

Je nach Größe des Unternehmens könnte ein Office Manager für die Organisation von Geschäftsreisen zuständig sein. Dazu gehört, dass Reisevorgaben eingehalten werden, Reisen genehmigt und Absprachen mit Reiseanbietern getroffen werden sowie die Pflege der Beziehungen zu Dienstleistern. Außerdem helfen sie bei der Zusammenstellung von Reisedokumenten, sorgen dafür, dass Reisepläne aktuell sind, und unterstützen Mitarbeiter unterwegs bei Problemen mit ihren Plänen, inklusive Kontaktaufnahme mit dem Notdienst, falls nötig.

5 Möglichkeiten, Geschäftsreisen wie ein Profi zu optimieren 

Büromanagement öffnet dir die Türen zu effektivem Zeit- und Kostenmanagement. Auch Geschäftsreisen können auf diesem Weg rationalisiert und optimiert werden, indem du die richtigen Strategien und Tools einführst, um Produktivität und Effizienz zu maximieren.

1. Zeitmanagement-Strategien

Vor allem im Büro und auf Geschäftsreisen ist Zeit ein kostbares Gut. Daher solltest du dir die Zeit, die dir zur Verfügung steht, sorgfältig einteilen. Pünktlichkeit, Termintreue und effizientes Arbeiten in deinem Arbeitsalltag sind von extrem großer Bedeutung. Und jeden Tag stehen neue Aufgaben an, die erledigt werden müssen. Einige davon spannend, einige eher monoton.

Du solltest daher realistisch einschätzen, wie viel Zeit du für deine Aufgaben benötigst. Auch solltest du deine Prozesse und Arbeitsschritte kennen. Wenn du mit Kolleg:innen oder Partnern zusammenarbeitest, ist es sehr wichtig, dass alle Arbeitsschritte bekannt sind und in einer nachvollziehbaren Reihenfolge stattfinden.

Auch solltest du deine Aufgaben jeden Tag neu priorisieren. Was muss unbedingt abgehakt werden? Was hat noch Zeit? Was musst du selbst tun, und was kannst du an andere delegieren? So kannst du sicherstellen, dass alle anfallenden Aufgaben auch wirklich rechtzeitig erledigt werden.

Aufgaben zu delegieren, fällt einem nicht immer leicht. Hast du dich auch schon dabei ertappt, wie du Aufgaben deiner Mitarbeitenden übernimmst und dann gestresst bist? Gleichzeitig fällt es dir schwer, die Kontrolle und damit auch die Verantwortung abzugeben? Indem du Ziele klar formulierst und diese, sowie anwendbare Regeln und Fristen auch effizient kommunizierst, kannst du Aufgaben delegieren ohne den Überblick zu verlieren. Bei Geschäftsreisen ist das nicht anders. Schau dir dazu unseren Leitfaden für Dienstreiseplanung an.

2. Effektive Kommunikation

Besonders in der Arbeitswelt ist eine effektive Kommunikation von essentieller Bedeutung. Hier kommt die Kommunikationspsychologie ins Spiel. Laut dem 4-Seiten-Modell von Friedemann Schulz von Thun gibt es vier verschiedene Seiten beim Kommunizieren: die Sachebene (worüber informiert wird), die auf den Sprecher bezogene Ebene (was man von sich selbst preisgibt), die Beziehungsebene (wie man zueinander steht) und die Wirkungsebene (was man mit der Nachricht bezwecken möchte). 

Auch unterscheidet man zwischen verbaler und nonverbaler Kommunikation. Denn zusätzlich zum gesprochenen Wort mit Inhalten und Informationen gibt es eine nonverbale Ebene bestehend aus Gestik, Tonlage, Mimik, Körperhaltung und Gesichtsausdruck.

All diese Mittel können eingesetzt werden, um effektiv mit Kunden und Stakeholdern zu kommunizieren. Fass dich also kurz, denn die meisten von uns haben im Büro viel um die Ohren und nicht die Zeit, lange Nachrichten zu lesen oder Endlos-Telefonate zu führen. Vermeide Fachjargon und benutzte aktive statt passive Sprache. Nutze bildliche Beispiele und vermeide Floskeln. Wichtig ist auch, dass man ehrlich und glaubwürdig kommuniziert und das Gegenüber direkt anspricht. Was auch immer du kommunizieren möchtest, du solltest dabei immer authentisch bleiben.

Im Büroalltag ist es oft hilfreich, wenn man technologische Möglichkeiten nutzt, um mit Kolleg:innen und Kunden in Verbindung zu bleiben. Digitale Plattformen eignen sich, um Kommunikation zu zentralisieren, vor allem jetzt, wo viele Mitarbeitenden im Home Office arbeiten. Aber diese Technologie muss auch wirklich angenommen werden. Unser Tipp: Weniger ist mehr! Anstatt viele verschiedene Programme zu nutzen, empfiehlt sich eine zentrale Plattform, über die alles verwaltet werden kann.

Im Reisemanagement und bei der Organisation von Geschäftsreisen gibt es digitale Plattformen wie GetGoing, die alle Prozesse bei der Buchung und Verwaltung von Geschäftsreisen zentralisieren. Hier erfährst du mehr darüber, wie du den Verlauf von modernen Geschäftsreisen mit neuesten Reisetechnologien unterstützen kannst.

Im Reisemanagement und bei der Organisation von Geschäftsreisen gibt es digitale Plattformen wie GetGoing, die alle Prozesse bei der Buchung und Verwaltung von Geschäftsreisen zentralisieren. Hier erfährst du mehr darüber, wie du den Verlauf von modernen Geschäftsreisen mit neuesten Reisetechnologien unterstützen kannst.

3. Sorge für eine produktive und positive Arbeitsumgebung

Du wünschst dir ein produktives und positives Arbeitsumfeld für dein Unternehmen? Dann musst du dafür sorgen, dass deine Mitarbeitenden glücklich und stolz darauf sind, für deine Organisation zu arbeiten. So kannst du die Produktivität im Unternehmen steigern, höhere Umsätze erzielen und sogar Kosten für krankheitsbedingte Ausfälle senken.

Im Büro kannst du zum Beispiel auf die Farbtemperatur achten. Bei kühlerem Licht sind Menschen produktiver und bei wärmerem Licht fühlen sie sich wohler und entspannter. Daher sollte das Licht in den Büroräumen kühl sein, während Breakout-Bereiche und Kantinen mit einem eher warmen Licht ausgestattet sein sollten. Auch die Luftqualität macht im Arbeitsumfeld einen großen Unterschied.

Auch das Wohlbefinden deiner Mitarbeitenden sollte nicht außer Acht gelassen werden. Extras, wie Kinderbetreuung, Yoga-Kurse, Massagen in der Mittagspause und gesundes Essen und Trinken können einen großen Unterschied machen und für ein wesentlich positiveres Arbeitsumfeld sorgen. Daher solltest du unbedingt ein Wohlfühlprogramm einführen.

Wenn deine Mitarbeitenden häufig auf Geschäftsreisen sind, gibt es verschiedene Möglichkeiten, auf ihr Wohlbefinden und ihre Work-Life-Balance (zum Beispiel mittels Bleisure) zu achten, damit sie auch auf Geschäftsreisen produktiv arbeiten können. 

Und wenn die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz richtig umgesetzt wird, kann dies eine positive Wirkung auf deine Teams als auch auf das gesamte Unternehmen haben. Zusammenarbeit kann die Effizienz verbessern und sowohl Innovationen als auch die Beziehungen innerhalb des Teams fördern. Teamarbeit und digitale Technologien zur Kollaboration sollten daher in deinem Unternehmen einen zentralen Stellenwert einnehmen.

4. Führe effiziente administrative Vorgänge ein

Viele administrative Tätigkeiten lassen sich digitalisieren und automatisieren, daher solltest du Zeit investieren, um derzeitige Vorgänge und Verantwortungen in deinem Unternehmen zu streamlinen. So sparen deine Mitarbeitenden wertvolle Zeit im Arbeitsalltag, durch Vermeidung von manuellen Vorgängen werden weniger Fehler gemacht, und der zu erledigende Berg an Papierkram wird schnell wesentlich kleiner.
Beim Reise- und Büromanagement empfiehlt sich hier eine digitale Plattform, wo alle Vorgänge, sei es die Buchung von Hotels oder Flügen, oder die Automatisierung von Reiserichtlinien, an einem Ort schnell und einfach verwaltet werden können.

5. Nutze passende Tools für Geschäftsreisen

Um Geschäftsreisen im Büroalltag effizient verwalten zu können, solltest du eine zentrale Travel-Management-Plattform als Tool nutzen, um sämtliche Buchungs- und Verwaltungsvorgänge effizient handhaben zu können. GetGoing hat zum Beispiel eine spezielle Software für Büromanager:innen entwickelt, mit der Workflows automatisiert und effizienter gestaltet werden können.