Gerade unter den derzeitigen wirtschaftlichen Umständen legen viele Unternehmen Wert auf eine zeitnahe, akkurate und optimierte Finanzberichterstattung und Finanzanalyse. Und das trifft insbesondere auch auf Geschäftsreisen zu. Egal ob Flugtickets, Hotelbuchungen oder Spesen – diese Ausgaben müssen zeitnah erfasst und akkurat in das Finanzreporting übernommen werden. Wenn du viele Mitarbeitende im Unternehmen hast, die regelmäßig auf Geschäftsreisen gehen, kann das schnell unübersichtlich werden.
Um einen Zettelwirrwarr aus Belegen und Tickets zu vermeiden, ist hier die richtige Finanzmanagement-Software entscheidend. Es gibt verschiedene Tools, die dir helfen, den Überblick über deine Geschäftsreisekosten zu bewahren und Ausgaben zeitnah zu erfassen. Dieselben Tools unterstützen dich bei der effizienten und nachvollziehbaren Erstellung von Finanzberichten und Finanzanalysen.
In diesem Beitrag zeigen wir dir, welche Tools besonders hilfreich und kosteneffizient sind und worauf du bei der Auswahl für dein Unternehmen achten solltest.
Worum geht’s bei der Finanzberichterstattung?
Die Finanzberichterstattung ist ein wichtiges Thema, mit dem du und dein Unternehmen dich auseinandersetzen müssen, um im besten wirtschaftlichen Interesse des Unternehmens zu agieren und kosteneffizient zu denken. Beim Finanzreporting geht es vor allem darum, alle finanziellen Aktivitäten übersichtlich und nachvollziehbar zu erfassen. Es beinhaltet daher Einnahmen, Ausgaben, Gewinne und Verluste, und auch Einzelposten wie das Spesenmanagement für Geschäftsreisen.
Für mittelständische und große Unternehmen, die viele Mitarbeitende auf Geschäftsreisen schicken, empfehlen sich verschiedene Finanztools, die bei der Erstellung von Finanzberichten und von Finanz Controllern genutzt werden können. Von der Erfassung von Ausgaben bis hin zur schnellen und einfachen Erstellung von Finanzanalysen können sie dir und deinem Unternehmen helfen, den Überblick zu behalten und kosteneffizient zu agieren.
Worum geht’s bei der Finanzberichterstattung?
Die Finanzberichterstattung ist ein wichtiges Thema, mit dem du und dein Unternehmen dich auseinandersetzen müssen, um im besten wirtschaftlichen Interesse des Unternehmens zu agieren und kosteneffizient zu denken. Beim Finanzreporting geht es vor allem darum, alle finanziellen Aktivitäten übersichtlich und nachvollziehbar zu erfassen. Es beinhaltet daher Einnahmen, Ausgaben, Gewinne und Verluste, und auch Einzelposten wie das Spesenmanagement für Geschäftsreisen.
Für mittelständische und große Unternehmen, die viele Mitarbeitende auf Geschäftsreisen schicken, empfehlen sich verschiedene Finanztools, die bei der Erstellung von Finanzberichten und von Finanz Controllern genutzt werden können. Von der Erfassung von Ausgaben bis hin zur schnellen und einfachen Erstellung von Finanzanalysen können sie dir und deinem Unternehmen helfen, den Überblick zu behalten und kosteneffizient zu agieren.
Finanzreporting-Software: die besten Tools für die Erstellung von Geschäftsreiseberichten
Wir möchten gerne einen Blick auf die besten Finanztools werfen, die es derzeit gibt, um die Finanzberichterstattung und Finanzanalyse so einfach wie möglich für dich und dein Unternehmen zu gestalten. Natürlich sollte die Software deiner Wahl alle Einnahmen und Ausgaben effizient erfassen können. Zusätzlich sollte sie auch die Möglichkeit bieten, Finanzströme zu analysieren, und wie sich diese auf die Gesamtleistung deines Unternehmens auswirken.
In Bezug auf Geschäftsreisen bedeutet das, dass du stets einen genauen und aktuellen Überblick über alle reiserelevanten Kosten haben solltest. Die Software sollte dir ermöglichen, Finanzanalysen durchzuführen, um Einsparpotenziale zu erkennen und unnötige Ausgaben zu vermeiden. Ziel ist es, dass deine Mitarbeitenden ihre Geschäftsreisen effizient und kostengünstig durchführen, ohne dabei ihr Wohlbefinden einzuschränken.
Spesenmanagement-Software
Eine gute Spesenmanagement-Software ist das A und O für eine solide Finanzberichterstattung. So können deine Mitarbeitenden auf Geschäftsreisen alle relevanten Ausgaben und Spesen erfassen, diese in Kategorien einordnen und klar definierte und übersichtliche Spesenberichte erstellen. Unten haben wir einige der beliebtesten und bekanntesten Optionen für dich zusammengestellt.
Concur
Concur ist als Tool für das Spesenmanagement sehr beliebt. Hier kannst du sämtliche Ausgaben auf Geschäftsreisen in Echtzeit erfassen, entweder auf dem Desktop oder über eine App auf deinem Smartphone. Die Software lässt sich auch in gängige Buchhaltungssoftware-Angebote integrieren, wodurch ein effizientes Finanzreporting sichergestellt werden kann.
Expensify
Expensify ist eine weitere beliebte Wahl und ist für seine Benutzerfreundlichkeit bekannt. Die Oberfläche ist übersichtlich und intuitiv gestaltet und deine Mitarbeitenden können Belege und sonstige Ausgaben schnell und unkompliziert erfassen. Im Tool enthalten ist die Möglichkeit für automatische Rückerstattungen, sowie die Integration mit gängigen Buchhaltungssoftware-Angeboten.
Mobile Expense
Mobile Expense ist ein Tool, das sich besonders für mittelständische und große Unternehmen eignet, um Spesen und Ausgaben für eine Vielzahl von Geschäftsreisenden zu erfassen. Die Software bietet zahlreiche Funktionen, die speziell auf das Geschäftsreisemanagement zugeschnitten sind. So können Belege zum Beispiel automatisch erfasst und umfangreiche Finanzberichte und Finanzanalysen erstellt werden. GetGoing nutzt im Hintergrund die Technologie von Mobile Expense, um Kunden ein nahtloses Erlebnis beim Spesenmanagement zu bieten.
Reise- und Spesenmanagement-Software
Neben Systemen zur reinen Erfassung von Ausgaben gibt es auch umfassendere Lösungen, die neben Spesenmanagement und der Finanzberichterstattung auch Reisemanagamentoptionen umfassen. Diese All-in-One-Lösungen bieten oft ein größeres Maß an Flexibilität und sind effizienter, da alle Geschäftsreisevorgänge zentral gesteuert werden können.
GetGoing
GetGoing bietet eine umfassende Reise- und Spesenmanagementlösung, die speziell auf die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Unternehmen mit unkompliziertem Reise- und Spesenmanagement zugeschnitten ist. Die Software ermöglicht eine einfache Buchung von Geschäftsreisen und die Integration des Spesenmanagements dank Mobile Expense, um eine nahtlose Finanzberichterstattung gewährleisten zu können. Die Plattform verfügt über eine intuitive Benutzeroberfläche und zahlreiche hilfreiche Funktionen, wie die Automatisierung von Reiserichtlinien und automatische Spesenerfassung.
Navan
Navan ist eine umfassende Plattform für das Geschäftsreise- und Spesenmanagement. Hier haben Kunden nicht nur die Möglichkeit, Geschäftsreisen zu buchen und zu verwalten, sondern auch alle Vorgänge in Bezug auf das Finanzreporting und die Finanzanalyse zu integrieren. So können Unternehmen dank zentraler Steuerung von Reiserichtlinien und einem modernen Buchungssystem sicherstellen, dass alle Geschäftsreisenden im Rahmen des festgelegten Budgets bleiben.
Egencia
Diese Software-Plattform ist besonders bei mittelständischen und großen Unternehmen beliebt, die ein hohes Volumen an Geschäftsreisen managen müssen. Auch bei Egencia sind Reisemanagementaspekte und die Finanzberichterstattung vollständig integriert und alle relevanten Daten können zentral im System erfasst werden.
Das solltest du bei der Auswahl der richtigen Finanztools beachten
Du bist mit der Auswahl eines passenden Finanztools für dein Unternehmen beauftragt? Dann gibt es einige wichtige Faktoren, die du unbedingt berücksichtigen solltest. Wir haben die wichtigsten hier für dich zusammengestellt.
Integration
Bei der Auswahl einer passenden Software kommt es vor allem darauf an, dass eine vollständige Integration mit bestehenden Systemen und Vorgängen möglich ist. Dein Finanztool muss nahtlos mit deiner Buchhaltungssoftware, deinen Reisemanagement-Tools und anderen wichtigen Systemen zusammenarbeiten können. Sonst kann es zu Problemen bei der Datenaktualität und Datenanalyse kommen.
Scalability
Wenn dein Unternehmen wächst, wachsen auch die Ansprüche und Anforderungen an deine Finanztools. Daher sollte die Software, für die du dich entscheidest, skalierbar und anpassbar sein. Eine gute Finanzreporting-Software erkennst du daran, dass sie sowohl für kleine, mittelständische und große Unternehmen geeignet ist, damit sie mit deinem Unternehmen mitwachsen kann.
User-friendliness
Auch die Benutzerfreundlichkeit der ausgewählten Software ist ein wichtiger Aspekt. Mitarbeitende sollten in der Lage sein, Tools einfach und intuitiv zu bedienen, ohne lange Schulungen absolvieren zu müssen. Hier kommt es darauf an, dass die Oberfläche benutzerfreundlich und leicht zu bedienen ist, damit die Software von deinen Mitarbeitenden angenommen und gerne und regelmäßig genutzt wird.
Compliance
Vor allem im Bereich der Finanzberichterstattung und Finanzanalyse ist es unerlässlich, dass alle vom Unternehmen eingesetzten Tools den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. So zum Beispiel im Bereich der Steuergesetzgebung und des Datenschutzes. So sollte die Software automatisch und regelmäßig aktualisiert werden, um den aktuellen rechtlichen Anforderungen gerecht werden zu können.
So wird Finanzreporting zum Kinderspiel
Wie du bereits gelesen hast, muss Finanzreporting nicht kompliziert sein. Mit den richtigen Tools und Strategien kannst du sicherstellen, dass alle Ausgaben im Zusammenhang mit Geschäftsreisen zeitnah und akkurat erfasst und gemanagt werden. Du hast die Wahl zwischen einfachen Spesenmanagement-Systemen, die sich in deine Buchhaltungssoftware integrieren lassen, oder umfangreicheren All-in-One-Reisemanagementplattformen. Wichtig ist, dass die ausgewählte Software die spezifischen Anforderungen deines Unternehmens erfüllt.