Das Wichtigste zur Buchung von Hotels für Geschäftsreisen

Hotels für Geschäftsreisen buchen ist eine Kunst für sich! Es gibt verschiedene Faktoren, die unbedingt beachtet werden sollten, damit deine Reisenden zufrieden und sicher sind. Entscheidend ist dabei, dass Reservierungen schnell und einfach vorgenommen werden können, sei es über Hotelbuchungssysteme oder Reservierungssysteme.

Wir haben in unserem Leitfaden die wichtigsten Informationen zusammengestellt, damit du schnell und einfach buchen kannst. Hier findest du alles, was du über das Buchen von Hotels für Geschäftsreisen wissen musst.

So buchst du Hotels für Geschäftsreisen

Hotels für Geschäftsreisen zu buchen muss nicht schwer sein. Hier sind die acht Schritte, die es dir leicht machen. Zuerst bestimmst du den Zweck deiner Reise, dann wählst du ein Hotel aus, das zur Reiserichtlinie passt, achtest auf die Lage und darauf, dass das Hotel praktisch ist. Ist es eine Gruppenbuchung? Dann stelle sicher, dass du alle persönlichen Daten der Reisenden hast, bevor du buchst. Erstelle einen detaillierten Reiseplan und bezahle im Voraus, damit die Reisenden beim Einchecken direkt in ihre Zimmer gehen können, ohne sich um die Bezahlung kümmern zu müssen.

1. Sinn und Zweck der Geschäftsreise festlegen

Zuerst musst du den Sinn und Zweck der Geschäftsreise herausstellen. Geht es darum, Kund:innen oder Lieferanten zu besuchen? Soll an einer offiziellen Veranstaltung oder Messe teilgenommen werden? Handelt es sich um einen Zwischenstopp auf einer Geschäftsreise mit mehreren Zielorten?

Auf Weiter- und Fortbildungen und Seminare bieten oft einen Grund für eine Geschäftsreise, da die Ausbildungs- und Trainingsveranstaltungen oft außerhalb der Geschäftsräume stattfinden.

2. Wähle ein Hotel für deine Geschäftsreise, das mit deiner Reiserichtlinie konform ist

Bei der Buchung von Hotels ist es sehr wichtig, eine Reiserichtlinie als Referenz zu haben. Diese sollte idealerweise von deinem Unternehmen im Voraus festgelegt werden. Auch ist zu empfehlen, diese zu automatisieren, indem man eine Plattform wie GetGoing verwendet. So können Mitarbeitende ganz einfach über das zentrale Buchungssystem nach passenden Hotels suchen, die mit der Reiselinie konform sind, und Hotels für ihre Geschäftsreisen buchen.

Indem eine zentrale Plattform wie GetGoing verwendet wird, kann auch sichergestellt werden, dass Änderungen an der Reiserichtlinie automatisiert weitergegeben werden. Reiserichtlinien helfen, den Buchungsvorgang zu vereinfachen, und gleichzeitig die Sicherheit und Zufriedenheit der Reisenden zu gewährleisten.

3. Auf die Location kommt es an

Bei der Wahl des Hotels geht es vor allem um die richtige Location. Du triffst Kund:innen oder Lieferanten in deren Geschäftsräumen? Dann sollte das Hotel nahe des Meetingorts liegen. Du musst am nächsten Tag früh zum Flughafen? Vielleicht macht ein Hotel in Flughafennähe in diesem Fall eher Sinn? Du musst einen Messestand aufbauen und hast viele Materialien dabei? Dann buche am besten ein Zimmer in der Nähe des Messegeländes.

Es gibt viele Faktoren, auf die man bei der Ortswahl achten sollte. Daher ist es auch so wichtig, vorher den Sinn und Zweck der Reise zu wissen!

4. Komfort steht an erster Stelle

Bei der Auswahl eines passenden Hotels sollten auch komfortable Extras nicht fehlen. Ein gutes Frühstück mit einer vielfältigen Auswahl sorgt für einen guten Start in den Tag. Und Vielreisende in deinem Unternehmen freuen sich bestimmt, wenn im Hotel eine Sauna oder ein Fitnessstudio genutzt werden kann. ​​Hier findest du weitere hilfreiche Tipps, was Geschäftsreisende von einem Hotelaufenthalt erwarten.

Die Annehmlichkeiten im Hotel machen den Unterschied, wenn es um den Komfort und die Zufriedenheit deiner Geschäftsreisenden geht. Wenn du eine Hotelbuchungssystem oder eine Reiseplattform wie GetGoing benutzt, kannst du deine Suchanfragen konkret filtern, um nach bestimmten Kriterien zu suchen.

5. Gruppenbuchungen für Hotels

Gruppenbuchungen können sehr aufwendig, kostspielig und zeitintensiv sein, vor allem, da Hotels oft verschiedene Angebote und Bedingungen für Gruppenbuchungen haben, und nicht jedes Hotel unbedingt auf Gruppen ausgerichtet ist. Die in Frage kommenden Hotels einzeln zu kontaktieren kann ein sehr langwieriger Prozess sein. 

Hier kann eine Reiseplattform oder ein Hotelbuchungssystem sehr hilfreich sein, da die Buchungsbedingungen klar vorab kommuniziert werden und man auch bestimmte Suchkriterien anwenden kann.

6. Detaillierte Reisepläne erstellen

Bei Geschäftsreisen ist es sehr wichtig, vorab detaillierte Reisepläne zu erstellen. Reisende sollten jederzeit eine Übersicht über Flüge, Transporte, Unterkünfte etc. haben, und gleichzeitig auch weitere Details einsehen können, damit sie sicher unterwegs sind und keinen Flug oder Zugfahrt verpassen. 

Ein guter Reiseplan enthält relevante Daten und Uhrzeiten, Abläufe und Unterkünfte, Daten zu Gesprächspartnern und Geschäftspartnern, geplante Meetings und Besuchsgründe, relevante Unterlagen, wie Flugtickets and Fahrkarten und Notfallkontakte. Natürlich kann man die Pläne manuell und individuell erstellen, aber du kannst viel Zeit sparen, indem du eine Reiseplattform benutzt, wo Reisepläne automatisch anhand der vorhandenen Daten erstellt werden können.

7. Im Voraus bezahlen

Geschäftsreise haben auf Ihren Trips oft sehr viele Infos und Abläufe, die sie im Kopf behalten müssen. Daher macht es Sinn, Flüge, Zugfahrten und Hotelunterkünfte im Voraus zu bezahlen. So behältst du einen Überblick über deine Kosten und dein Reisebudget, und deine Mitarbeitenden können sich am Zielort auf die wesentlichen Dinge konzentrieren.

Viele Hotels bieten auch Rabatte an, wenn der volle Preis im Voraus gezahlt wird. Hier lohnt es sich, über Hotelbuchungssysteme and Reisemanagementplattformen wie GetGoing den besten Preis herauszusuchen.

8. Eine Corporate-Travel-Management-Plattform benutzen

Eine Corporate-Travel-Management-Plattform wie GetGoing zu nutzen, macht sehr viel Sinn, da du dier so viel Arbeit sparen kannst, und sichergestellt werden kann, dass sämtliche Buchungen mit der Reiserichtlinie deines Unternehmens konform sind.

Du kannst über das System sehr detaillierte Buchungsanfragen machen, damit du das für deinen Zweck perfekte Hotel schnell und einfach finden und buchen kannst. Die Suchfilter-Funktion ermöglicht es dir, nach Stadtteilen oder bestimmten Adressen zu suchen, so dass das Hotel auf jeden Fall in der Nähe der Meeting-Location oder der Veranstaltung ist.

Auch kannst du deine Reiserichtlinie im System automatisieren, so dass bei Suchanfragen nur Optionen angezeigt werden, die mit deiner Reiserichtlinie konform sind.

Welche Hotels sind bei Geschäftsreisenden am beliebtesten?

Die Hotels, die bei Geschäftsreisenden am besten ankommen, sind häufig in der Vier-Sterne-Kategorie. Oft tendieren Reisende auch zu bekannten Hotelketten, die Treuesysteme anbieten. Wichtig ist bei Hotels auch die Nähe zu Messe-/ Event- und Meeting-Locations oder die Nähe zu wichtigen Hubs, wie internationalen Flughäfen oder Hauptbahnhöfen.

Wichtige Faktoren für Geschäftsleute bei der Wahl Ihres Hotels sind unter anderem auch kostenloses und stabiles Wi-Fi, Meeting- und Konferenzmöglichkeiten im Hotel, sowie weitere Annehmlichkeiten, um den Aufenthalt so stressfrei und praktisch wie möglich zu gestalten.

Wann sollte man Hotels am besten buchen

The question often arises as to how far in advance is best to book hotels. Far in advance, or last minute? Even though many hotels have great last-minute deals, it is worth booking as early as possible for business trips. This way you avoid rooms in the best locations being fully booked and you often benefit from early booking discounts.

But even if you have to book a room at the last minute, that’s not a problem. GetGoing offers many travel deals for business travelers, no matter what day of the week or how far in advance the rooms are booked.

Oft stellt sich die Frage, wie weit im Voraus man Hotels am besten buchen sollte. Lieber früher, oder Last Minute? Auch wenn viele Hotels gute Last-Minute-Angebote haben, lohnt es sich bei Geschäftsreisen, so früh wie möglich zu buchen. So vermeidet man, dass keine geeigneten Zimmer mehr in den besten Locations zur Verfügung stehen und oft profitiert man auch von Frühbucherrabatten.  

Aber auch, wenn man ein Zimmer Last Minute buchen muss, ist das kein Problem. GetGoing bietet viele Reiseangebote für Geschäftsreisende, egal an welchem Wochentag die Zimmer gebucht werden oder wie weit im Voraus.