Es kommt nicht selten vor, dass Geschäftsreisende ihren Flug oder ihre Hotelbuchung stornieren oder umbuchen müssen, und oft aus Gründen, über die sie keine Kontrolle haben. Termine werden verlegt, oder Meetings abgesagt. Manchmal spielen auch Wetterprobleme, Sicherheitsaspekte oder Flugannulierungen und -verspätungen eine Rolle. Selten führen auch persönliche Gründe zur Absage einer Geschäftsreise oder Hotelbuchung.
Um Hotelreservierungen erfolgreich stornieren oder umbuchen zu können, sollten deine Geschäftsreisenden und Mitarbeitenden einen Überblick über und Zugang zu den jeweiligen Storno-Regeln und möglichen Stornogebühren haben. Auch sollten Stornierungsvorgänge übersichtlich und einfach gestaltet sein, um den Arbeitsaufwand zu minimieren.
In unserem Leitfaden haben wir eine Übersicht, sowie wichtige Tipps und Tricks für dich zusammengestellt, um Hotels schnell und einfach stornieren zu können. Hier erfährst du, wobei du bei der Buchung und Stornierung von Hotels achten musst, um den Vorgang so einfach wie möglich zu gestalten.
Was sind Hotel-Stornobedingungen?
Die Stornierungsbedingungen eines Hotels bieten Hotelgästen die Möglichkeit, Buchungen bis zu einem bestimmten Zeitraum vor dem Check-in zu stornieren. Danach können Hotels ihren Gästen eine feste Stornogebühr in Rechnung stellen. Oft handelt es sich hierbei um einen Prozentsatz der Buchung oder den gesamten Buchungsbetrag.
Die Bedürfnisse von Geschäftsreisenden klar verstehen
Als Reisemanager oder Bucher musst du die Vorlieben deiner Reisenden kennen, damit du nicht nur ein Hotel im Rahmen deiner Reiserichtlinien buchen, sondern auch deine Reisenden zufrieden stellen kannst. Zufriedene Reisende führen zu produktiven Reisenden.
Geschäftsreisende haben spezielle Anforderungen und Bedürfnisse, wenn es um die Buchung von Hotels geht. Vor allem bei Vielreisenden ist es wichtig, dass sie ihr Hotelzimmer auch als Arbeitsplatz nutzen können. Außerdem muss die Kontaktaufnahme mit Kolleg:innen, Vorgesetzten und der Familie einfach sein.
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Auch die Lage des Hotels spielt eine bedeutende Rolle! Am besten buchst du gleich etwas in Meetingnähe, damit du nach einem langen Arbeitstag nicht noch durch die halbe Stadt fahren musst. Oft lohnt es sich sogar, für ein gut gelegenes Hotel tiefer in die Tasche zu greifen. Dadurch sparst du Zeit und Transportkosten und kommst am Meetingtag ausgeruht an.
Und da sich Reisepläne bei Geschäftsreisenden regelmäßig ändern können, ist es von großer Bedeutung, dass die Stornobedingungen der jeweiligen Hotels flexibel sind. So kannst du bei Terminverschiebungen unkompliziert umbuchen. Am besten nutzt du Angebote speziell für Geschäftsreisende, die die bis zum Anreisetag hin Flexibilität bieten.
Hotels für Geschäftsreisen buchen ist eine Kunst für sich! Es gibt verschiedene Faktoren, die unbedingt beachtet werden sollten, damit deine Reisenden zufrieden und sicher sind. Entscheidend ist dabei, dass Reservierungen schnell und einfach vorgenommen werden können, sei es über Hotelbuchungssysteme oder Reservierungssysteme.
Was sind die häufigsten Hotelstornobedingungen für Geschäftsreisende?
Hotels bieten für Geschäftsreisende verschiedene Buchungskonditionen an. Hier lohnt es sich, auf das Kleingedruckte zu achten und eine Option zu buchen, die deinen Anforderungen entspricht und dir genügend Flexibilität bietet. Unten haben wir einige gängige Stornorichtlinien für dich aufgelistet.
Flexible Stornierung von Hotelbuchungen
Vor dreißig Jahren war es noch Gang und Gebe, dass Hotelreservierungen kostenlos bis zum Anreisetag storniert werden konnten. Heute ist das eher selten. Dank des Internets haben Buchungen für alle Fälle stark zugenommen, und Hotels versuchen, sich gegen eine hohe Absagerate zu schützen. Dennoch gibt es Optionen für Geschäftsreisende, flexible Stornierungspakete für Hotels zu buchen, die eine Stornierung bis zum Anreisetag erlauben.
Semiflexible Stornobedingungen
Manche Hotels bieten eine Teilrückerstattung für Geschäftsreisebuchungen an. So können Gäste ihr Zimmer bis zu einem bestimmten Zeitpunkt kostenlos stornieren. Aber je näher der Anreisetag rückt, umso niedriger ist der Prozentsatz des Preises der Gesamtrechnung, der zurückerstattet wird. Diese Prozentsätze sind in den Stornobedingungen des Hotels genau festgelegt.
Manche Hotels haben eine “One-Night-Penalty” eingeführt. Das bedeutet, dass Geschäftsreisende bei einer Stornierung den Preis für eine Nacht des Aufenthalts zahlen müssen.
Strikte Stornierungsbedingungen
Manche Hotels haben sehr strikte Stornierungsrichtlinien. Hier müssen Kunden bei einer Absage die volle Zahlung für ihren Aufenthalt leisten. Dies ist vor allem bei besonders späten Stornierungen der Fall.
Manchmal stornieren Gäste nicht, sondern erscheinen einfach nicht. In diesen Fällen kann sich ein Hotel dafür entscheiden, den Gesamtbetrag, einen Prozentsatz des Gesamtbetrags, eine Nacht oder eine feste Stornierungs-/No-Show-Gebühr zu berechnen.
Nicht erstattungsfähige Hotelbuchungen
Manche Hotels bieten besonders günstige Hoteltarife an, wenn sich Gäste für eine nicht erstattungsfähige Hotelbuchung entscheiden. In diesem Fall sind Geschäftsreisende an die Buchung gebunden und können nicht stornieren oder nur gegen eine zusätzliche Gebühr umbuchen. Diese Art von Hotelbuchung eignet sich nur für Geschäftsreisen, bei denen sich die Mitarbeitenden sehr sicher sind, dass die Buchung auch wahrgenommen werden kann.
Wie Technologie genutzt werden kann, um Stornierungen von Hotelbuchungen für Geschäftsreisen effektiv zu verwalten?
Wie wir bereits gesehen haben, gibt es verschiedenste Hotelstornobedingungen, die in Betracht gezogen werden können. Manche Hotels haben sehr strikte Stornierungsrichtlinien, wogegen andere einen flexiblen Ansatz verfolgen. Vor allem auf Geschäftsreisen ist Flexibilität das A und O, da sich Termine oft noch verschieben können. Daher solltest du bei der Buchung darauf achten, dass eine kostenlose Stornierung oder Umbuchung möglich ist.
Die Verwaltung von Geschäftsreiseplänen kann eine zeitaufwändige und komplexe Aufgabe sein. Dank Technologie und innovativen Reiselösungen ist es jedoch mittlerweile einfacher denn je, alle deine Geschäftsreisebuchungen an einem Ort zu konsolidieren.
Nutze eine All-in-One-Plattform für Hotelbuchungen
Bei der Buchung von Hotels für Geschäftsreisen lohnt sich eine Reisemanagement-Plattform wie GetGoing, die dir ermöglicht, ganz einfach nach geeigneten Hotels zu suchen. Hier kannst du zum Beispiel einen Filter anwenden, um erstattungsfähige Angebote herauszusuchen, nach bestimmten Stornobedingungen zu suchen und Risiken für dein Unternehmen ausschließen.
Reisemanagementplattformen bieten außerdem die Möglichkeit, individuelle Unternehmens- und Reiserichtlinien in das System zu integrieren, so dass Mitarbeitende Ihre Geschäftsreisen selbst buchen können, ohne, dass diese von einer/ einem Reisemanager:in zusätzlich genehmigt werden müssen. Bei der Buchung von Hotels ist es sehr wichtig, eine Reiserichtlinie als Referenz zu haben. Diese sollte idealerweise von deinem Unternehmen im Voraus festgelegt werden.
Auch ist zu empfehlen, diese zu automatisieren, indem man eine Plattform wie GetGoing verwendet. So können Mitarbeitende ganz einfach über das zentrale Buchungssystem nach passenden Hotels suchen, die mit der Reiselinie konform sind, und Hotels für ihre Geschäftsreisen buchen.