HR-Automatisierungstools sind genau das, was du brauchst, um sicherzustellen, dass bei der effizienten Verwaltung von Geschäftsreisen niemand außen vor ist. Dabei sollte beachtet werden, dass die HR-Abteilung nicht immer auch Ansprechpartner für Reisebuchungen ist. Das hängt von der Größe des Unternehmens ab und davon, wie die Aufgaben verteilt sind. So könnten Reisemanager:innen, Abteilungsleiter:innen, CEOs oder Einkaufsleiter:innen für diese Vorgänge zuständig sein.
Trotzdem können HR-Automatisierungstools die Effizienz von Geschäftsreiseprozessen deutlich steigern, und oft beginnt Effizienz mit Automatisierung. Wir werden hier nicht auf Tools wie HiBob, BambooHR, Pyn, TalentHR oder Gusto eingehen, sondern auf Tools, die HR-Manager:innen helfen, den Reisemanagementprozess zu optimieren. Denn egal, für welches Unternehmen du arbeitest: Wenn es darum geht, Geschäftsreisen zu organisieren und sich im modernen Geschäftsreisemarkt zurechtzufinden, ist Automatisierung ein wichtiger Faktor.
Die 5 beliebtesten HR-Automatisierungstools
Auch wenn der Fokus dieses Beitrags nicht auf HR-Automatisierungstools liegt, ist es wichtig zu erwähnen, dass es viele Tools zur Automatisierung von Personalvorgängen gibt. Werfen wir einen Blick auf fünf der beliebtesten HR-Automatisierungstools.
HiBob
HiBob hilft, HR-Prozesse zu vereinfachen, Berichte zu erstellen und HR-Dokumente so zu speichern, dass sie leicht zugänglich sind. Das Tool kann genutzt werden, um Mitarbeitende einzubinden – egal ob vor Ort, hybrid oder remote. HiBob unterstützt dein HR-Team auch beim gesamten Einstellungsprozess, hilft bei Gehaltsabrechnungen, Onboarding, Leistungsmanagement und Vergütungsmanagement. Außerdem kannst du damit Umfragen erstellen und Antworten zentral sammeln, sowie Urlaubszeiten und Anwesenheitsübersichten verfolgen. Mit HiBobs Planungstools kannst du die Effizienz deiner Belegschaft maximieren.
BambooHR
BambooHR vereinfacht alle deine HR-Prozesse – von der Mitarbeiterdatenbank und Reporting-Funktionen bis hin zu Gehaltsabrechnungen, Arbeitszeiten, Sozialleistungen sowie Einstellungs- und Onboarding-Prozessen. Das Tool kann auch zur Datenspeicherung und -verwaltung genutzt werden und hilft, das Mitarbeitererlebnis und die Performance zu steuern.
Pyn
Pyn ist mehr als nur ein HR-Automatisierungstool. Es hilft deinem Unternehmen, die Mitarbeiterreise zu gestalten und Arbeitsschritte zu priorisieren, damit du den Überblick behältst, was erledigt werden muss und wer dafür verantwortlich ist. Du kannst die Mitarbeiterkommunikation automatisieren und die Kommunikationskanäle (wie E-Mail, Slack, Microsoft Teams, Gmail, Outlook, etc.) festlegen. Außerdem kannst du deinen HR-Kalender besser planen – sei es mit Blick auf wichtige Termine, Feiertage oder Kommunikation.
Talent HR
Talent HR unterstützt bei der HR-Automatisierung von der Einstellung bis zum Onboarding. Mithilfe von KI werden Stellenbeschreibungen erstellt, Aufgaben definiert und automatisiert, Talente verwaltet und das Wachstum deines Unternehmens mit Analysen geplant. Zudem können alle wichtigen Ressourcen an einem Ort verwaltet werden, sodass nichts verloren geht.
Gusto
Gusto kombiniert HR-Automatisierung, Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen, Talentmanagement, Einstellung und Onboarding sowie Einblicke und Berichte – alles an einem Ort. Dank intelligenter Technologie kannst du deine Mitarbeitenden und Auftragnehmer ganz einfach und automatisch bezahlen.
5 Möglichkeiten, wie HR-Automatisierungstools HR-Prozesse bei Geschäftsreisen verbessern können
HR-Automatisierungstools helfen nicht nur bei der Verwaltung von Mitarbeitenden, der Mitarbeiterbindung und der Aufgabenplanung, sondern können auch die HR-Prozesse rund um Geschäftsreisen optimieren. Hier sind einige Möglichkeiten, wie das genau aussehen kann:
1. Reisebuchungen und Genehmigungen effizienter gestalten
Mit der richtigen Software für Geschäftsreisen kannst du ganz einfach Reisebuchungen vornehmen und den Genehmigungsprozess für Geschäftsreisen schneller und effizienter abwickeln. Das bedeutet, dass der gesamte Prozess von Anfang an vereinfacht und automatisiert wird. Nehmen wir Flugbuchungen als Beispiel: Ein:e Mitarbeitende:r muss zu einer Geschäftsreise nach Chicago. Er oder sie loggt sich ins Buchungstool ein, wählt die passende Route und reicht diese zur Genehmigung ein. Als HR-Manager:in kannst du entweder für die Buchungen und/oder deren Genehmigungen verantwortlich sein.
2. Kosten und Erstattungen einfach verwalten
Ein weiterer Bereich, bei dem Automatisierungstools helfen können, ist die Verwaltung von Ausgaben und die Erleichterung von Erstattungsvorgängen. Mitarbeitende können sich einloggen und ihre Ausgaben, sei es während der Reise oder für allgemeine Büromaterialien, eintragen. Als HR-Manager:in kannst du dann sicherstellen, dass die Ausgaben arbeitsbezogen und richtlinienkonform sind, sie genehmigen und die Erstattung vorantreiben. Rückerstattungen selbst gehören vielleicht nicht direkt zu deinen Aufgaben, aber du kannst helfen, den Vorgang zu beschleunigen.
3. Einhaltung der Reiserichtlinien und Sorgfaltspflicht sicherstellen
Als HR-Manager:in könnte es deine Aufgabe sein, die Einhaltung der Reiserichtlinien sicherzustellen. Ganz sicher liegt es an dir, den Manager:innen und Teams zu helfen, ihre Sorgfaltspflicht zu erfüllen und Risiken zu vermeiden.
Dafür kannst du eine All-in-One-Reisemanagementsoftware nutzen, die im Hintergrund arbeitet und zeigt, ob die Reisebuchungen den Richtlinien entsprechen oder nicht. Automatisierung ist hier besonders praktisch, weil du die Reiserichtlinien einmal einrichtest und diese dann im Hintergrund automatisch laufen. Die Automatisierung deiner Reiserichtlinien ist definitiv eine der besten Praktiken in Bezug auf Reiserichtlinien.
4. Daten sammeln und Berichte erstellen
Die Datenanalyse und Berichterstellung könnte eher in den Bereich der Finanzabteilung fallen, aber mit dem richtigen Automatisierungstool kannst du helfen, die benötigten Daten zu sammeln und Berichte zu verwalten, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
5. Das Reiseerlebnis von Mitarbeitenden verbessern
Nichts sorgt mehr für das Wohlbefinden von Mitarbeitenden, als einfache und reibungslose Geschäftsreiseprozesse. Regelmäßige Geschäftsreisende sind oft frustriert, wenn Buchungsprozesse kompliziert und zeitraubend sind. Weniger Zeit für Buchungen bedeutet mehr Zeit für umsatzsteigernde Aktivitäten und zufriedenere und gesunde Mitarbeitende.
Herausforderungen und Überlegungen bei der Automatisierung
Auch wenn Automatisierung viele Möglichkeiten bietet, gibt es Grenzen. Zum Beispiel könnte eine vollständige Automatisierung die Fähigkeit deines Teams einschränken, Ausnahmen zu machen, die nicht berücksichtigt werden. Angenommen, du möchtest einem/ einer Mitarbeitenden für eine Reise Business-Class ermöglichen, aber das ist weder als Regel für diese:n Mitarbeitende:n eingerichtet, noch entspricht es der Richtlinie. In diesem Fall würde dein Automatisierungstool die Buchung wahrscheinlich ablehnen, und du müsstest dann eingreifen, um dies zu umgehen.
Es ist sinnvoll, eine gewisse Automatisierung einzurichten, aber auch die nötige Flexibilität zu lassen, um diese bei Bedarf zu umgehen. Technologie hat ihre Grenzen, aber im Großen und Ganzen ist sie da, um dein Leben und das der Nutzer:innen einfacher zu machen.
So funktionieren HR-Automatisierungstools
Wir haben gesehen, wie HR-Automatisierungstools das Geschäftsreisemanagement revolutionieren können. Durch die Nutzung von Automatisierung kannst du Reisebuchungen und Genehmigungen effizienter gestalten, Ausgaben und Erstattungen leichter verwalten, die Einhaltung von Reiserichtlinien sicherstellen, deiner Sorgfaltspflicht nachkommen, Daten erfassen und Berichte erstellen – und dabei das gesamte Reiseerlebnis für Mitarbeitende verbessern.
Automatisierung im Personalwesen bringt langfristige Vorteile für die Mitarbeiterzufriedenheit, reduziert die täglichen manuellen Aufgaben und macht das Reisemanagement insgesamt einfacher.
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