Reisespesen zu managen kann echt nervig sein, vor allem bei mehreren Buchungen und Spesen. Ein Business Travel Account (BTA), oft einfach als Lodge Card bekannt, macht das Ganze einfacher, indem es Zahlungen in deiner Travel-Management-Plattform zentralisiert. So musst du keine Kartendaten mehr für jede Buchung angeben – das spart Zeit und reduziert den Aufwand.
Was ist ein Business Travel Account (BTA)?
Ein BTA ist eine Zahlungslösung, die Unternehmen dabei hilft, Reisekosten effizient zu managen. Anstatt jede Reise einzeln abzurechnen, werden alle Ausgaben über ein zentrales Konto – das sogenannte Business Travel Account – abgerechnet. Zahlungen über ein BTA helfen deinem Unternehmen, alle Kosten, die bei der Buchung von Geschäftsreisen anfallen, im Blick zu behalten.
Das erleichtert das Management von Spesen, ermöglicht eine bessere Übersicht durch Berichte in deiner Reiseplattform, spart Zeit, vereinfacht Abläufe und sorgt dafür, dass eure Reiserichtlinien eingehalten werden.
Was ist eine Lodge Card?
Wusstest du, dass Lodge Cards für viel mehr als nur Übernachtungen genutzt werden können? Der Name bezieht sich eigentlich auf das „Hinterlegen“ einer Zahlung. Lodge Cards können verschiedene Formen haben, wie z. B. Firmenkarten, virtuelle Karten oder spezielle Kartennummern, die mit einem bestimmten Betrag für einen bestimmten Zweck aufgeladen sind.
Die Zahlung läuft über deine Travel-Management-Plattform, die den Betrag für dich erschießt. Dein Unternehmen muss dann nur eine einzige Abrechnung verwalten, was die Spesen über verschiedene Anbieter hinweg zentralisiert. Das macht die Abrechnung einfacher und erlaubt dir, Zahlungen für Flüge, Hotels, Bahnfahrten und andere Reisekosten zu bündeln.
5 Vorteile einer BTA-Lodge-Karte
Jetzt, wo wir die Begriffe geklärt haben, schauen wir uns die 5 größten Vorteile einer Lodge Card an.
1. Reisespesenmanagement vereinfachen
Zentrale Zahlungen helfen dir, deine Reisespesen effektiver zu kontrollieren. Du kannst alle Zahlungen am Monatsende verwalten, was es einfacher macht, den Überblick über deine Ausgaben zu behalten. Außerdem kannst du sicherstellen, dass alle reisebezogenen Spesen über ein einziges Konto abgerechnet werden. Das vereinfacht die Abstimmung und das Nachverfolgen von Zahlungen und entlastet dein Verwaltungs- und Finanzteam.
Mitarbeiter können Geschäftsreisen buchen, ohne die Kosten vorstrecken zu müssen. Zentrale Zahlungen reduzieren außerdem das Risiko von nicht autorisierten Ausgaben.
Dank zentraler Zahlungen müssen Mitarbeiter keine Ausgaben vorfinanzieren und anschließend Erstattungsanträge stellen. Sie können einfach ihre Reisen buchen, und das Unternehmen kümmert sich am Monatsende um die Abrechnung. Das spart Zeit und reduziert den Verwaltungsaufwand.
2. Cashflow verbessen
Durch die Verlängerung der Zahlungen auf einen monatlichen monatlichen Rhythmus bekommst du mehr Flexibilität beim Umgang mit deinem Cashflow – ein echter Vorteil für kleine Unternehmen. Anstatt alles im Voraus zu bezahlen, können Unternehmen die Zahlungen am Monatsende erledigen und so einen stabilen Cashflow behalten.
3. Verbessere deine Übersicht und Berichte
Da alle Transaktionen an einem Ort gebündelt sind, kannst du detaillierte Reiseberichte einsehen, Spesen Trends verfolgen und Sparpotenziale erkennen. Diese Transparenz hilft dir außerdem beim Budgetieren und Planen
4. Sorge für Einhaltung der Reiserichtlinien
Die Einhaltung der Reiserichtlinien hilft dir, im Budget zu bleiben. Du kannst Lodge Card so anpassen, dass sie mit den Reiserichtlinien deines Unternehmens übereinstimmen. So stellen sie sicher, dass Mitarbeitende sich an vorgegebene Budgets halten und nur über die genehmigte Travel-Management-Plattform buchen. Das senkt das Risiko von Überschreitungen und vereinfacht die Durchsetzung der Richtlinien.
5. Sicherheit verbessern
Lodge Cards sind eine sicherere Möglichkeit zu bezahlen. Du musst dir keine Sorgen über verlorene Kreditkarten machen, und das Risiko von Betrug wird verringert. Diese fortschrittlichen Sicherheitsfunktionen schützen vor unbefugten Transaktionen und geben dir ein gutes Gefühl.
Bereit loszulegen?
Mit einem BTA kann dein Unternehmen Reisespesen einfacher verwalten, Zeit für Mitarbeitende und Finanzteams sparen, besser die Kontrolle über das Reisebudget behalten und den administrativen Aufwand reduzieren. Nimm das Rätselraten bei der Verwaltung von Reisespesen weg und setze dein Unternehmen mit einem Business Travel Account auf Erfolgskurs.