Da Travel Manager ständig nach Möglichkeiten suchen, ihre Firmenreiseprogramme zu optimieren, gehört es dazu, die Unterschiede zwischen einer digitalen und einer Offline-Verwaltung zu verstehen.
Wir werden uns mit folgenden Themen befassen:
- Arten von Online-Buchungstools
- Vorteile und Nachteile von Online-Reisebüros
- Offline-Reisebüros
- Vorteile und Nachteile von Offline-Reisebüros
- Wie du die beste Plattform für Geschäftsreisen auswählst
Arten von Online-Buchungstools
Um den Unterschied zwischen Online-Reisebüros und Offline-Reisebüros zu erkennen, ist es zunächst einmal wichtig zu verstehen, dass es eine Vielzahl von Online-Buchungstools für Reisen gibt. Werfen wir einen Blick auf die verschiedenen Arten.
- Reise-Aggregatoren
- Online-Buchungstools für Unternehmen
- Direkte Buchungen
- Reisebüro
Beginnen wir mit einer kurzen Einführung in eine einfache Terminologie, um dir eine Orientierungshilfe zu geben.
Reise-Aggregatoren
Reiseaggregatoren sind Websites, die im Wesentlichen Reiseangebote und Preise aus verschiedenen Quellen an einem Ort zusammenfassen. Auf diese Weise können die Benutzer auf Grundlage der in den Suchergebnissen aufgeführten Resultate zu den niedrigsten Preisen buchen. Dies hilft den Nutzern, die besten Preise aus allen Ergebnissen zu erhalten, die der Aggregator gefunden hat. Auf diese Weise ist es für die Verbraucher einfach zu wissen, dass sie zum niedrigsten Preis buchen.
TMCs wie BCD (auf das wir weiter unten noch näher eingehen werden) können als Reiseaggregator fungieren. Bei Hotelbuchungen kombinieren TMCs beispielsweise GDS-Inhalte mit Inhalten von Expedia, Booking.com, HRS und anderen Portalen und bieten alles zusammen in einer mobilen App oder Website an. AMEX verfügt über ein eigenes Online-Buchungstool namens KDS, das auch als Reiseaggregator dient.
Online-Buchungstools für Unternehmen
Wenn es um Geschäftsreisen geht, werden Online-Buchungstools von Unternehmen häufig genutzt, um ihre Geschäftsreisenden im Griff zu behalten. Online-Buchungstools für Unternehmen und Booking-Engines sind ideal, um den Überblick über Reisen und Reiseausgaben zu behalten und letztlich die Geschäftsreisen zu optimieren. GetGoing und Booking.com for business sind Beispiele für Online-Buchungstools für Unternehmen, sowie EHI Direct.
Direkte Buchungen
Direktbuchungen werden durchgeführt, indem man direkt auf die jeweilige Website der Fluggesellschaft, des Hotels, der Bahn oder des Mietwagenunternehmens geht und direkt, anstatt über einen Dritten, bucht.
Reisebüros
Auf Online-Reisebüros (OTAs) werden wir unten näher eingehen, aber die Idee dahinter ist, dass du an einem einzigen Ort Zugang zu Reiseangeboten erhalten kannst. Online-Reisebüros sind die gebräuchlichste Art, Reisen online zu buchen.
Was ist ein TMC?
Ein TMC oder eine Travel Management Company verwendet ein Global Distribution System (GDS) als Buchungsinstrument für Reisen. TMCs gab es schon vor dem Boom der Online-Reisen. Reisen wurden auf herkömmliche Weise per Telefon oder E-Mail gebucht, und die Abwicklung wurde von Reisebüros getroffen.
Dennoch haben sich die TMCs seit ihren Anfängen weiterentwickelt und in die Digitalisierung von Geschäftsreisen investiert, auch wenn sie im Hinblick auf die Technologie noch einen weiten Weg vor sich haben. TMCs bieten den Wert der Branchenerfahrung und gleichzeitig einen persönlicheren Service durch ihre Agenten. TMCs integrieren maßgeschneiderte Buchungspräferenzen, um Geschäftsreisenden die beste Auswahl innerhalb ihrer Reiserichtlinie zu bieten und ihnen den Vergleich von Optionen zu ermöglichen. Als Travel Manager kannst du mit deinem TMC zusammenarbeiten, um zu entscheiden, wie du dein Geschäftsreiseprogramm einrichten möchten.
Ein TMC wie BCD Travel, AMEX und CWT kann Unternehmen dabei helfen, das Beste aus ihren Reisen herauszuholen, und zwar nicht nur bei der Buchung von Reisen. Du kannst bei der Kostenanalyse, der Berichterstattung, der Sorgfaltspflicht usw. behilflich sein, was aber nicht bedeutet, dass ein Online-Reisebüro dir keine Datenberichte über deine Reiseausgaben zur Verfügung stellen kann.
Full-Service-Unternehmen für Geschäfts- und Firmenreisemanagement können dich bei der Optimierung, Verwaltung und Verbesserung deiner Geschäftsreisen unterstützen und stellen sicher, dass du deine Reiserichtlinien einhältst. Sie bieten nahtlose Buchungsmöglichkeiten und helfen dir bei der Auswertung von Reisedaten, damit du deine Reiseausgaben und -kosten optimieren und das Beste aus deinem Geschäftsreiseprogramm herausholen kannst.
Was ist ein OTA?
OTAs, oder Online-Reisebüros, bieten Kunden die Möglichkeit, ihre Reisen online zu buchen. OTAs wurden 1996 gegründet, wobei Travelocity das erste Online-Reisebüro war. Die meisten von ihnen begannen mit einem starken digitalen Produkt und einer Plattform und fügten die Unterstützung und den Service von Vermittlern als zusätzlichen Vorteil hinzu.
Sie sind Drittanbieter, die Dienstleistungen im Namen von Fluggesellschaften, Hotels, Autovermietungen, Reiseveranstaltern und anderen verkaufen. Sie arrangieren und verkaufen Unterkünfte, Touren, Transporte und Reisen auf einer Online-Plattform für Reisende. Einige bekannte Reiseplattformen wie Booking oder Expedia fungieren sowohl als Reisebüro als auch als Reiseveranstalter und ermöglichen den Kunden, Bewertungen zu lesen, um zu entscheiden, wo sie übernachten möchten, und auch Pauschalreisen zu buchen.
Einige Online-Reisebüros sind nur auf Kunden ausgerichtet, wie die oben genannten Beispiele, während andere OTAs sowohl B2B als auch B2C bedienen können, wie Booking.com, das sowohl Dienstleistungen für Geschäftskunden als auch für Stammkunden anbietet. Andererseits sind OTAs wie GetGoing und Travel Perk ausschließlich auf Geschäftsreisende ausgerichtet.
Was ist ein Online-Reisebüro?
Ein Online-Reisebüro ist ein OTA, das Teil einer webbasierten Plattform ist, die es Benutzer:innen ermöglicht, Reisedienstleistungen über das Internet zu buchen. Online-Reisebüros agieren als Vermittler zwischen Reisenden und Dienstleistern wie Fluggesellschaften, Hotels, Autovermietungen und Reiseveranstaltern. Sie bieten eine zentrale Plattform zum Buchen, Vergleichen und Suchen nach Reiseangeboten, sei es geschäftlich oder privat. Ein Offline-Reisebüro verfügt in der Regel über verschiedene Reisebüros, die ihren Kund:innen bei der Buchung von Flügen, Hotels, Mietwagen und anderen Reisedienstleistungen helfen können. Obwohl Online-Reisebüros aufgrund ihrer praktischen Vorteile an Beliebtheit gewonnen haben, bevorzugen immer noch viele den persönlichen Service, der durch persönliche Interaktionen in Offline-Reisebüros geboten wird. Offline-Reisebüros können sich auf einen bestimmten Markt konzentrieren oder sich auf bestimmte Arten von Reisen spezialisieren, z. B. Geschäftsreisen, Gruppenreisen, Urlaubsreisen usw., und diese Art der Unterstützung und Begleitung kann Kund:innen ein Gefühl der Sicherheit vermitteln.
OTAs haben einen großen Marktanteil
Der globale Geschäftsreisemarkt ist ein Wirtschaftszweig mit einem Umsatz von 695,9 Milliarden Dollar im Jahr 2020 und wird bis 2028 voraussichtlich 2.001,1 Milliarden Dollar erreichen. Der Online-Reisemarkt hingegen ist ein Wirtschaftszweig mit einem Umsatz von 433,2 Milliarden Dollar, wobei der Anteil des Online-Verkaufs am globalen Reise- und Tourismusmarkt 66% beträgt (laut einer Studie von Statista.com).
Wie der Marktanteil von 66% am Online-Reiseverkauf zeigt, wird die große Mehrheit der Buchungen über Online-Reisebüros getätigt, und aus diesem Grund sind OTAs zu einem wichtigen Vertriebskanal für Tourismusunternehmen geworden. Während OTAs häufig für die Buchung von Urlaubs- und Freizeitreisen genutzt werden, gibt es auch Online-Reisebüros, die als Travel Management Companies (TMCs) bekannt sind und dieselben Funktionen wie OTAs haben, aber in erster Linie von Firmen oder Unternehmen genutzt werden.
Vorteile und Nachteile
von Online-Reisebüros
Nachdem du nun eine bessere Vorstellung von einigen grundlegenden Begriffen hast,wollen wir uns nun einige Vorteile und Nachteile der Online-Buchung ansehen.
Vorteile
von Online-Reisebüros
1. Ein Online-Reisebüro ist ein Selbstbedienungsladen
Online-Reisebüros bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre Reisebedürfnisse selbst zu verwalten. Sie verfügen über ein integriertes Online-Buchungstool, das es Ihnen ermöglicht, Reisearrangements zu treffen, Stornierungen vorzunehmen, Buchungen zu verwalten und alles zu tun, was Sie auch in einem stationären Reisebüro tun könnten – mit dem Komfort und den Vorteilen eines Selbstbedienungsansatzes.
2. Behalten Sie den Überblick und verwalten Sie Ihre Reisekosten
Mit einem Online-Reisebüro oder TMC können Sie als Reisemanager nicht nur Ihre Reiseausgaben verfolgen und optimieren, sondern auch Ihre Reiserichtlinien automatisieren, so dass die Reisenden benachrichtigt werden, wenn ihre Reisekosten außerhalb der Richtlinien liegen, und sicherstellen, dass Sie Ihr Budget einhalten.
3. Gesteigerte Produktivität
Die Zusammenarbeit mit einem Online-Reisebüro führt zu mehr Produktivität, da Sie weniger Zeit mit der Verwaltung Ihrer Reisen verbringen. Alle Ihre Reisedaten sind bequem in Ihrem Profil gespeichert, so dass Sie Hotel-, Mietwagen- und Zugbuchungen nach Bedarf verwalten, bearbeiten und stornieren können. Das bedeutet, dass Sie als Reisemanager mit dem OTA zusammenarbeiten können, um Ihre Reiserichtlinien zu automatisieren, was Ihnen und Ihren Reisenden die automatisierte Arbeit abnimmt.
4. Hilf Reisenden dabei, sicher zu reisen
Im Falle einer Online-Reiseplattform wie GetGoing kannst du dank integrierter KI-Technologie, die sichere Reiseoptionen bevorzugt, z. B. keine Durchreise durch Hochrisikoländer, zusätzliche Unterstützung bei der Sicherheit deiner Reisenden erhalten und so deine Sorgfaltspflicht erfüllen. Außerdem hast du Zugang zur Nachverfolgung der Reisenden und zur Notfallunterstützung im Bedarfsfall.
Nachteile
von Online-Reisebüros
1. Weniger persönlich
Das Online-Reisebüro bietet zwar großen Komfort, doch einer der Nachteile ist, dass es weniger persönlich ist und die persönliche Note eines persönlichen Offline-Reisebüros fehlt. Natürlich gibt es immer die Möglichkeit, einen Vertreter anzurufen, zu chatten oder mit ihm zu sprechen, aber das ist nicht dasselbe wie eine persönliche Begegnung, vor allem, wenn es um die Abwicklung von Geschäften geht.
2. Weniger Handreichungen
Für unerfahrene Reisende können Online-Reisebüros mehr “Do-it-yourself” sein, d. h. es gibt weniger Hilfestellung, wenn man sie braucht. Dies kann sich negativ auf die Produktivität auswirken, da die Reisenden die Optionen selbst auswerten müssen, anstatt einen TMC zu haben, der ihnen helfen kann. Ein TMC wäre in der Lage, die effektivsten (und sichersten) Optionen zu finden, was weniger Aufenthalte in potenziell riskanten Ländern bedeutet.
3. Schwer, die Regeln zu umgehen
Wenn Sie mit einer Offline-Agentur arbeiten, ist es einfacher, die Regeln zu umgehen oder die Richtlinien des Reiseanbieters zu umgehen. TMCs können oft gebührenfreie Buchungsänderungen vornehmen, dank ihrer Geschäftsbeziehungen zu den Anbietern, die Reisende oder Reisemanager auf eigene Faust nicht vornehmen könnten.
Offline-Reisebüros
Nachdem wir uns nun eingehend mit Online-Reisebüros befasst haben, wollen wir nun einen Blick auf Offline-Reisebüros werfen, einschließlich ihrer Vor- und Nachteile.
Was ist ein Offline-Reisebüro?
Offline-Reisebüros sind Reisebüros, einschließlich der Reiseabteilungen von Unternehmen, die von einem festen Standort aus arbeiten. Das bedeutet, dass sie physische Büros haben und nicht wie ein OTA nur mit einer Website arbeiten. Die Kunden rufen in der Regel an oder kommen in ihr Büro, um reisebezogene Dienstleistungen zu erhalten, die sie über ein GDS wie Galileo anbieten.
Vor- und Nachteile von Online-Reisebüros
Offline-Reisebüros haben Vorteile wie die Möglichkeit, fachkundige Beratung zu erhalten, personalisierten Service, die persönliche Komponente, die einfache Problemlösung und der praktische Faktor, während des Reisebuchungsprozesses persönlich betreut zu werden. Es gibt jedoch auch einige Nachteile wie eingeschränkte Zugänglichkeit, möglicherweise höhere Kosten, begrenzte Auswahl, Zeitaufwand, eingeschränkte Verfügbarkeit der Ladenöffnungszeiten und möglicherweise weniger Transparenz.
Vorteile und Nachteile von
Offline-Reisebüros
Da du nun eine bessere Vorstellung davon hast, was ein Offline-Reisebüro tut, lass uns einen Blick auf einige der Vor-und Nachteile werfen.
Vorteile
von Offline-Reisebüros
1. Es ist persönlicher
Auch wenn wir uns mehr und mehr in Richtung eines digitalen Ansatzes bewegen, gibt es immer noch ein Element des persönlichen Kontakts, das nicht ersetzt werden kann. Das ist einer der Hauptvorteile eines Offline-Reisebüros: die Möglichkeit, sich persönlich zu treffen, um Reisen zu buchen und sogar dein Geschäftsreiseprogramm zu gestalten. Auch für das Reisebüro ist es einfacher, auf die Bedürfnisse der Reisenden einzugehen und wirklich zu verstehen, wonach sie suchen.
2. Verbesserter Service
Da Online-Reisebüros in der Regel mehr Selbstbedienung bieten, kann man argumentieren, dass Offline-Reisebüros einen besseren Service bieten. Die Reiseplanung, einschließlich komplexerer Routen oder integrierter Reisebuchungen, die mehrere Verkehrsmittel, Unterkünfte und Freizeitaktivitäten umfassen, kann mit einem Offline-Reisebüro einfacher gehandhabt werden, was sie von ihren Offline-Kollegen unterscheidet.
3. Es ist inklusiver
Obwohl wir uns in diesem Artikel mehr auf Geschäftsreisen konzentrieren, ist es selbstverständlich, dass Offline-Reisebüros inklusiver sind. Laut einer Studie der UN-Agentur für Informations- und Kommunikationstechnologie haben schätzungsweise 37 % der Weltbevölkerung (2,9 Milliarden Menschen) noch nie das Internet genutzt. Aus diesem Grund ist in unterentwickelten Ländern ein Offline-Reisebüro nach wie vor unerlässlich, um diesen Teil der Bevölkerung zu bedienen.
Nachteile
von Offline-Reisebüros
1. Nicht so flexibel
Bei einem Offline-Reisebüro musst du dich an die Geschäftszeiten halten, um deine Geschäftsreisepläne zu machen. Wenn es spät in der Nacht ist und du nach Feierabend deine Geschäftsreise planst, bedeutet dies, dass du bis zum nächsten Werktag warten musst, um deine Reise zu buchen.
2. Weniger technologisch fortschrittlich
Natürlich nutzen Offline-Reisebüros Technologien wie GDS, um deine Reise zu buchen, aber es versteht sich von selbst, dass ein traditionelles Offline-Reisebüro technologisch weniger fortschrittlich ist. Im Gegensatz zu Online-Agenturen sind sie nicht auf Technologie angewiesen und haben nicht einmal eine schnelle Website, um Reisepläne zu erstellen. Da sie größtenteils mit externen Systemen arbeiten, gibt es keinen Grund für eine technologisch fortschrittliche Website.
3. Weniger effizient
Es kann zwar effizient sein, mit einer Offline-Agentur zusammenzuarbeiten, wenn du komplexe Reisen mit mehreren Anbietern buchst, aber für den täglichen Gebrauch kann es weniger effizient sein. Bei OTAs sind alle Informationen sofort verfügbar, so dass die Buchung einer Reise schnell und effizient ist. Wenn du offline buchst, musst du dich auf die Hilfe eines Reisebüros verlassen, um deine täglichen Reiseanforderungen abzuwickeln, was weniger effizient sein kann, als deine Reisepläne selbst in die Hand zu nehmen.
Wie du die beste Plattform für Geschäftsreisen auswählst
Nachdem du nun die Vor- und Nachteile eines Online-Reisebüros im Vergleich zu einem Offline-Reisebüro verstanden hast, findest du hier einige Tipps, wie du die für dich geeignete Geschäftsreiseplattform auswählen kannst.
- Suche nach einem Gleichgewicht zwischen Online-Technologie und Offline-Unterstützung
- Einfache Erstellung deiner Reiserichtlinie
- Sicherheit geht vor
- Einfacher Zugang zu Daten
- Es ermöglicht dir, Geld zu sparen
1. Suche nach einem Gleichgewicht zwischen Online-Technologie und Offline-Unterstützung
Das bedeutet, dass du über ein Tool verfügst, das alle Funktionen einer Online-Reiseplattform bietet, aber auch einen fachkundigen Service und Hilfe, wenn du es am dringendsten benötigst. Manchmal verlaufen Geschäftsreisen nicht wie geplant; es kann zu Verspätungen, verlorenem Gepäck, langen Wartezeiten, Stornierungen, Überbuchungen oder einer ganzen Reihe anderer Probleme kommen. Aus diesem Grund brauchst du ein Unterstützungssystem, das dir in schwierigen Situationen zur Seite steht. Bei GetGoing hast du den Fortschritt der Digitalisierung, aber mit der Garantie eines 24/7-Service, wenn du ihn brauchst. Auf diese Weise kannst du sorgenfrei reisen, denn du weißt, dass dir ein Experte zur Seite steht, wenn einer dieser unerwarteten Umstände eintritt.
2. Einfache Erstellung deiner Reiserichtlinie
Wenn es um die Erstellung deiner Reiserichtlinien geht, möchtest du ein Reisemanagementunternehmen finden, das dich bei der Erstellung von Richtlinien zum Geldsparen unterstützt, deine Reisenden schützt und deine Geschäftsreisen optimieren kann. Aus diesem Grund solltest du dich nach einem TMC umsehen, das dir die Automatisierung deiner Reiserichtlinien ermöglicht. Automatisierung ist das Herzstück der Produktivität, und durch die Optimierung deiner Reiserichtlinien kannst du auch Geld sparen.
3. Sicherheit geht vor
Unabhängig davon, ob du dich für ein Online-Reisebüro oder ein Offline-Reisebüro entscheidest, solltest du sicherstellen, dass die Sicherheit deiner Reisenden an erster Stelle steht. Das bedeutet, dass du in der Lage sein solltest, deinen Reisenden bestimmte Sicherheitsmaßnahmen anzubieten, damit sie sich bei der langsamen Erholung des Geschäftsreiseaufkommens sicher fühlen und loslegen können.
4. Einfacher Zugang zu Daten
Nicht jeder in deinem Team kennt sich mit Daten aus. Daher solltest du ein Firmenreisemanagementsystem finden, das dir das Verständnis der Daten erleichtert. Unabhängig davon, ob du Finance, HR oder Büromanager bist, benötigst du ein System, mit dem du deine Daten visualisieren kannst, z. B. die Reiseausgaben, die Anzahl der richtlinienkonformen Reisen und detaillierte Berichte zur Optimierung von Routen, Lieferantenbeziehungen und zur Zufriedenheit deiner Reisenden. Die beste Möglichkeit, dein Geschäftsreiseprogramm zu optimieren, besteht darin, die Daten jederzeit zur Hand zu haben.
5. Es ermöglicht dir, Geld zu sparen
Wenn du dein Reiseprogramm optimierst und deine Daten verstehst, wirst du ohne Zweifel Geld sparen. Ein weiterer wichtiger Aspekt von Geschäftsreisen ist jedoch der Zugang zu Geschäftsreiseangeboten. Durch den Zugang zu Angeboten sparst du nicht nur Geld, sondern deine Mitarbeiter sind auch produktiver, weil sie nicht an Millionen verschiedenen Stellen nach den besten Angeboten suchen müssen.
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