Optimiere dein Reisemanagement für kleine Unternehmen in 6 einfachen Schritten

Geschäftsreisen sind auch für kleine Unternehmen von großer Bedeutung. Um Leads in treue, langfristige Partnerschaften umzuwandeln, braucht es oft ein oder mehrere persönliche Treffen. In unserem Blog findest du sechs wichtige Tipps, um Geschäftsreisen effizient und stressfrei über die Bühne zu bringen.

Während in großen Unternehmen ganze Teams zur Verfügung stehen, um Mitarbeitende bei der Buchung und Durchführung von Geschäftsreisen zu unterstützen, sind Angestellte in kleineren Unternehmen häufig auf sich allein gestellt. Eventuell gibt es kein festgelegtes Reisebudget, keine allgemeinen Reiserichtlinien und keine vorgegegeben Vorgänge für die Buchung. In unserem Ratgeber findest du alles, was du wissen musst, um auch als Kleinunternehmen optimierte und standardisierte Geschäftsreisen zu buchen.

Schritt 1: Geschäftsreiseanforderungen auswerten

Deine Mitarbeitenden verbringen möglicherweise sehr viel Zeit unterwegs auf Geschäftsreisen. Um ihr Wohlbefinden, ihre Sicherheit und auch Mitarbeiterzufriedenheit sicherzustellen, ist es extrem wichtig, dass dein Geschäftsreiseprogramm auf ihre Bedürfnisse ausgerichtet ist.

Wie oft und aus welchen Gründen reisen deine Angestellten? Was sind die wichtigsten Zielorte und lassen sich Reisemuster erkennen? Sobald du diese Fragen beantwortet hast, kannst du gezielt auf die Bedürfnisse deiner Mitarbeitenden eingehen. Konnektivität, Privatsphäre und Platz, Effizienz, Komfort und Zuverlässigkeit sind nur einige der Wünsche von Geschäftsreisenden. Sie arbeiten von unterwegs aus und haben oft sehr geschäftige Tagesabläufe. Dafür brauchen sie die richtigen Ressourcen, um effektiv und produktiv arbeiten zu können.

Es ist auch wichtig, Homeoffice- und Reisevorschriften zu berücksichtigen, damit auch Remote-Mitarbeiter bei der Erstellung deiner Reisepolitik bedacht werden.

Um Geschäftsreiseanforderungen entsprechen zu können, ist es auch wichtig, ein Reisebudget festzulegen. Wichtige Faktoren hierbei sind die durchschnittliche Geschäftsreisedauer, Flug- und Bodentransportpreise, Verpflegungskosten, Hotelzimmer, Visa- und Einreisebewilligungsgebühren, Versicherungen und so weiter. So kannst du die durchschnittlichen Kosten einer Geschäftsreise berechnen und ein Budget auf der Grundlage deiner aktuellen Reisebedürfnisse erstellen.

Ganz gleich, ob du ein Unternehmen mit drei oder 300 Mitarbeitenden hast, Richtlinien sind wichtig, um sicherzustellen, dass alles klar geregelt ist und nichts durch die Maschen rutscht. Es ist wichtig, dass alle Mitarbeitenden ihre Rolle im Bewilligungsverfahren kennen und wissen, wie Mitarbeitende Bewilligungen einholen können. Wenn du eine Reisemanagementplattform wie GetGoing nutzt, kannst du den gesamten Prozess automatisieren.

In deiner Reiserichtlinie kannst du natürlich auch dein Reisebudget und Obergrenzen für Flüge und Hotels festlegen. Dies hilft deinen Mitarbeitenden, die richtigen Transport- und Unterkunftsmöglichkeiten zu buchen und deinem Unternehmen letztendlich Geld zu sparen.

Finde heraus, warum du eine Reisepolitik brauchst – hier sind 5 Gründe.

Schritt 3: Travel-Management-Software nutzen

Die Verwaltung von Geschäftsreiseplänen kann eine zeitaufwändige und komplexe Aufgabe sein. Dank Technologie und innovativen Reiselösungen ist es jedoch mittlerweile einfacher denn je, alle deine Geschäftsreisebuchungen an einem Ort zu konsolidieren. 

Um Geschäftsreisen effizient planen und organisieren zu können, lohnt sich die Nutzung einer Reisemanagement-Plattform. Finanzmanager:innen können die Software nutzen, um datengesteuerte Entscheidungen zu treffen. Büroleiter:innen und Personalfachleute können ihrer Fürsorgepflicht nachkommen und dafür sorgen, dass ihre Mitarbeitenden sicher und produktiv sind, und Reisende können ihre Reisen schnell und einfach buchen, indem sie weniger Zeit mit der Buchung verbringen und mehr Zeit für die Erledigung ihrer Aufgaben haben. 

GetGoing ist zum Beispiel eine schlüsselfertige digitale Managementlösung, die dir dabei hilft, Geschäftsreisen zu verwalten, zu optimieren und zu buchen und gleichzeitig den Überblick über relevante Ausgaben zu behalten. GetGoing ist eine Selbstbedienungsplattform für das Reisemanagement und richtet sich an digital aufgeschlossene Unternehmen, die alles einfach und an einem Ort haben möchten.

Schritt 4: Kosteneffiziente Unterkünfte bei der Buchung priorisieren

Bei der Buchung von Unterkünften für deine Mitarbeitenden solltest du Wert darauf legen, dass Hotels mit den Reiserichtlinien deines Hotels konform gehen und budgetfreundliche Optionen gewählt werden. Mit GetGoing kannst du Hotels nach Bewertung, Preis, Stadtteilen, Entfernung und bestimmten Ketten suchen oder filtern. Du kannst auch sehen, was in den Richtlinien enthalten ist und was nicht, damit die Buchung ein Kinderspiel ist. 

Auch empfehlen wir, die Treueprogramme und Corporate-Angebote bekannter Hotelketten zu nutzen, um zusätzliche Rabatte für deine Geschäftsreisenden auszuhandeln. Bei Reisemanagement-Plattformen können diese Informationen oft hinterlegt werden, damit sie automatisch in Buchungen mit einfließen.

Bei Geschäftsreisen können die Annehmlichkeiten der Unterkunft allerdings einen großen Unterschied bezüglich des Komforts und der Produktivität der Reise ausmachen. Daher sollte der Preis allein nicht das entscheidende Kriterium sein. Viele Hotels bieten Extras wie kostenloses WLAN, Business Center, Konferenzräume und Co-Working Spaces an, die es den Mitarbeitenden ermöglichen, effizient zu arbeiten und in Kontakt zu bleiben, während sie unterwegs sind. Hier findest du eine Übersicht,

Schritt 5: Buchungsvorgänge optimieren

Durch die Konsolidierung auf einer Reiseplattform kannst du all deine Reisen an einem Ort buchen, seien es Flüge, Zugreisen, Mietwagen oder Hotelübernachtungen. Mit einer Plattform wie GetGoing kannst du deine Reiserichtlinien im System speichern, sodass deine Mitarbeitenden nur Buchungen vornehmen, die deinen Reiserichtlinien entsprechen, und Reisegenehmigungen vereinfacht werden, sodass du dein Budget einhalten kannst.

Ermutige deine Mitarbeitenden, Reisen frühzeitig zu buchen. So können oft bessere Preise für Flüge und Unterkünfte ausgehandelt werden. Wo möglich, sollten Geschäftsreisende flexible Reisedaten wählen, um die günstigsten Ticketoptionen herauszufiltern.

Egal, für welches System du dich am Ende entscheidest, du solltest sichergehen, dass deine Mitarbeitenden ausreichend geschult werden, um die Reisemanagement-Plattform effizient nutzen zu können. Der erste Schritt zur Schulung deiner Mitarbeitenden besteht darin, eine Plattform auszuwählen, die deinen Geschäftsanforderungen und -zielen entspricht. Nur so kann hinterher ein breitgefächertes Rollout und Akzeptanz unter den Angestellten erzielt werden.

Schritt 6: Anpassen und weiterentwickeln

Die Geschäftsreisebranche und das Reisemanagement entwickeln sich kontinuierlich weiter. Aber es gibt auch Veränderungen bei den Reisenden, ihren Vorlieben, Bedürfnissen und sogar Werten. Persönlicher Service, Networking und Komfort haben im Travel Management andere Werte wie Luxus oder Exklusivität abgelöst. Daher müssen Reisemanager:innen stets über die Entwicklungen und Trends informiert sein, die sich auf ihre Arbeit auswirken könnten.

Eine der auffälligsten Veränderungen ist die technologische Entwicklung. Fortschritte in der Konnektivität ermöglichen es Reisemanager:innen von Unternehmen, 24 Stunden am Tag verbunden zu bleiben und Hindernisse wie Entfernungs- oder Zeitzonenunterschiede zu überwinden. Auch gibt es viele Technologien, um mehr und qualitativ hochwertigere Daten zu sammeln, die eine tiefgreifende Analyse der Geschäftsreisedaten von Unternehmen ermöglichen.

Für kleine Unternehmen ist es daher von zentraler Bedeutung, neue Technologien und Branchentrends im Auge zu behalten, und ihre Strategien und Ausrichtungen entsprechend den Anforderungen des Unternehmens anzupassen.