Sorgfaltspflicht und Sicherheit auf Geschäftsreisen
Die Fürsorgepflicht dreht sich nicht mehr nur darum, eine einzige Lösung zu haben, die für reibungslose Geschäftsreisen sorgt. Es geht darum, eure Mitarbeiter zu schützen und sie vorzubereiten, damit sie ihre Jobs auch außerhalb des Büros so gut und sicher wie möglich erledigen können. Es geht darum, eine helfende Hand zu reichen, um Entscheidungen zu treffen, die eure Reisenden so wenig wie möglich gefährden und so erfolgreiche, produktive Geschäftsreisen gewährleisten.
Die Fürsorgepflicht im Geschäftsreisebereich hat sich seit Beginn der Pandemie stark weiterentwickelt, aber es gibt noch einiges zu tun. Also lest weiter, um herauszufinden, wie ihr eure Reisenden sicher halten könnt.
Reiserisikomanagement
Reiserisikomanagement geht es darum, sicherzustellen, dass du Maßnahmen ergreifst, um deine Reisenden zu schützen, indem du Gefahren, denen Geschäftsreisende auf ihren Reisen ausgesetzt sein könnten, vorhersiehst, ihnen vorbeugst und auf sie reagierst. Auch wenn diese Risiken durch die Pandemie gestiegen sind, geht es darum, sie durch eine effektive Planung, zuverlässige Unterstützung und eine regelmäßige Überprüfung deines Reiseprogramms auszugleichen.
Einige der potenziellen Reiserisiken sind:
- Wirtschaftliche Lage
Die Wirtschaft wirkt sich unmittelbar auf Geschäftsreisen aus, denn sie beeinflusst die Produkte und Dienstleistungen, die konsumiert werden, sowie das Budget, das Unternehmen für Reisen zur Verfügung steht, und wirkt sich auch auf die Notwendigkeit der Unternehmen aus, die Kosten zu kontrollieren.
- Klimawandel und Wetterextreme
Extreme Wetterereignisse werden mehr und mehr zur Regel. Überschwemmungen, stürmische Winde, Wirbelstürme, extreme Schneefälle und Erdbeben sind reale Hindernisse, mit denen Geschäftsreisende konfrontiert werden, und die Reiseteams müssen bereit sein, ihre Maßnahmen anzupassen, um Reisende zu unterstützen, die durch extreme Wetterbedingungen aufgehalten werden.
- Weltpolitik
Die Weltpolitik kann sich auf Geschäftsreisen auswirken, wenn es zu Unruhen, Krieg, Protesten und Wahlen kommt. Wenn du für den Schutz deiner Reisenden verantwortlich bist, musst du dir dieser potenziellen Risiken bewusst sein und einschätzen können, ob die Wahrscheinlichkeit besteht, dass sich dies auf die Reisen auswirkt.
- Persönliche Risiken
Auf Reisen besteht ein erhöhtes Risiko für Diebstähle, Raubüberfälle und andere unvorhersehbare Bedrohungen, insbesondere bei Reisen in weniger entwickelte Länder. Als Reiseverantwortlicher deines Unternehmens oder wenn du deine eigene Reise buchst, solltest du dich für Botschaftswarnungen anmelden und dich über mögliche Bedrohungen bei Reisen in potenziell riskante Länder informieren.
- Cyber-Bedrohungen
Cyber-Bedrohungen können in Form von Hackern auftreten, die versuchen, an private Informationen heranzukommen, um sich persönlich zu bereichern. Auf Reisen musst du viele sensible persönliche Daten angeben, die im Falle einer Kompromittierung potenziell schädlich sein können. Um deine Mitarbeitenden zu schützen, ist es wichtig, sie zu schulen, wie sie Cyber-Bedrohungen erkennen können, und sie über die digitale Welt aufzuklären, um die Auswirkungen zu minimieren.
- Gesundheitliche Risiken
Auch wenn Covid-19 nicht mehr die größte Sorge ist, stehen wir wieder vor der Möglichkeit, unterwegs andere Viren und Krankheiten einzufangen. Sorgt dafür, dass eure Reisenden sicher sind, indem ihr sie über die möglichen Gesundheitsrisiken aufklärt.
Und damit deine Reisenden auch auf Reisen sicher sind, haben wir einen Schritt-für-Schritt-Leitfaden für ein nahtloses Geschäftsreisemanagement nach der Pandemie erstellt.
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Schritte zur Gewährleistung der Sicherheit von Geschäftsreisen
Effektive Planung und Information
Um effektiv zu planen, müsst ihr sicherstellen, dass ihr aktuelle Informationen über das Reiseziel und die damit verbundenen Risiken bereitstellen könnt. Außerdem solltet ihr die Reisenden über mögliche Risiken informieren, wie zum Beispiel:
- Soziale, politische, wirtschaftliche oder kulturelle Bedingungen, die zu beachten sind
- Sicherheit und Zuverlässigkeit der Verkehrsmittel (z. B.: Ist es sicher, den örtlichen Bus zu nehmen oder ist es besser, ein Taxi zu nehmen?)
- Ausmaß und Schwere der Kriminalität
- Mögliche Naturkatastrophen wie Wirbelstürme, Stürme, Erdbeben, Tsunami usw.
2. Buchung
Wenn du eine Reiseagentur mit der Buchung von Geschäftsreisen beauftragst, kannst du sicher sein, dass du deiner Sorgfaltspflicht nachkommst, indem du automatisch Anfragen zu riskanten Reisezielen ablehnst und bestimmte Parameter in deiner Reiserichtlinie festlegen. So wird sichergestellt, dass die Reiseanforderungen erfüllt sind und den Richtlinien entsprechen, bevor Tickets ausgestellt werden. Erfahre, wie du deine Reiserichtlinie automatisieren kannst.
Wenn du eine Geschäftsreise-Management-Plattform wie GetGoing verwendest, verfügst du über integrierte Funktionen wie GoSafe, welches künstliche Intelligenz verwendet, um direkte Routen zu präferieren. Direkte Routen, insbesondere im Falle einer Pandemie, verringern die Gefährdung und begrenzen das Potenzial für Reiseunterbrechungen. Außerdem hast du Zugriff auf ein System, um Reisende zu verfolgen, so dass du jederzeit sehen kannst, wo sich deine Reisenden aufhalten, was dir noch mehr hilft, deine Sorgfaltspflicht zu erfüllen. Erfahre mehr über die Sicherheit von Reisenden.
3. Unterstützung
Stelle sicher, dass dein Unternehmen in der Lage ist, deine Reisenden im Bedarfsfall zu unterstützen. Das bedeutet, dass du ihnen bei der Buchung hilfst und ihnen die Reiserichtlinie deines Unternehmens näher bringst, aber auch, dass du sie unterstützt, sobald sie unterwegs sind. Normalerweise unterstützt man Reisende, die medizinische Notfallhilfe brauchen, in einen Autounfall verwickelt sind oder unter Reiseunterbrechungen und -verzögerungen leiden.
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4. Reise zum Zielort
Sobald die Reisenden unterwegs sind, solltest du sicherstellen, dass sie dich auf dem Laufenden halten, ob sie ihr Ziel sicher erreicht haben und ob es Änderungen in der Reiseroute gegeben hat. Stelle sicher, dass die Reisenden vor der Abreise wissen, wie viel sie für Mahlzeiten und Reisekosten erstattet bekommen, und dass sie eine Kontaktnummer für Notfälle haben, falls sie diese benötigen. Für einen reibungslosen Ablauf der Reise ist es wichtig, dass die Reisenden mit den Personen in Kontakt bleiben, die im Unternehmen für Reisen zuständig sind, sei es die Personalabteilung oder der Office Manager.
5. Heimreise
Lernt aus den Reiseerfahrungen von einander. Gab es lange Wartezeiten an Flughäfen oder neue Sicherheitsverfahren? Die richtigen Fragen zu stellen, hilft allen in eurem Büro, sich besser auf ihre Geschäftsreisen vorzubereiten.
6. Feedback und Überprüfung
In einem sich ständig verändernden Reiseumfeld ist es wichtig, dass du deine Reiserichtlinien ständig überprüfst und aktualisierst. Ein großer Teil der Erfüllung eurer Fürsorgepflicht im Geschäftsreisebereich ist, immer auf dem neuesten Stand mit den aktuellsten Informationen zu sein, damit ihr eure Mitarbeiter schützen und sicherstellen könnt, dass sie in Sicherheit sind.
Aus diesem Grund empfehlen wir, dein Risikomanagementprogramm für Reisen nach der Pandemie zu überprüfen, da sich die sicherste Art zu reisen nach einer Pandemie schnell ändern kann. Befrage deine Reisenden, insbesondere diejenigen, die häufig reisen, nach Vorschlägen und Feedback, um zu sehen, wie du vorgehen solltest und wo es Verbesserungsmöglichkeiten gibt.
Erfülle deine Sorgfaltspflicht und sorge für die Sicherheit auf Geschäftsreisen
Wenn du diese Schritte befolgst, gibt es natürlich keine Garantie dafür, dass du nicht auf einige Pannen stößt, wenn der Geschäftsreiseverkehr langsam wieder in Gang kommt, aber wenn du diese Tipps befolgst, kannst du dein Bestes tun, um die Sicherheit deiner Reisenden zu gewährleisten, deine Fürsorgepflicht zu erfüllen und den Wiedereinstieg in den Reiseverkehr zu erleichtern.